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LIDERANDO TU RECURSO MÁS ESCASO

¿Cuál es tu recurso más escaso? Diciembre lo delata. ¿Adivino? TIEMPO. La lista de pendientes se acrecienta y nuestro protagonista se lleva todas las culpas y excusas,  ante la frustración del "no llego",  el "no puedo".  ¿Cómo calmar ese punto de dolor? Te comparto 5 herramientas en las cuales apoyarte para que lideres tu tiempo y  ordenes tu caos,  para luego disfrutar el sabor del logro.
 
 

1- Ley de Parkinson
 
La Ley de Parkinson, enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". 

 
Esto significa,  en la práctica, que  dilatamos los tiempos, es en el límite de su vencimiento donde liberamos todo nuestro potencial y creatividad (como pasa cuando vemos a nuestros hijos estudiar) .  Gráficamente:

 

¿Te reconocés como embajador de dicha Ley? ¿Hay algo que sentís te insume demasiado tiempo y es sólo en el final donde avanzás en el mayor porcentaje? ¿Qué podés empezar a hacer diferente y aprovechar el tiempo previo para aquellas cuestiones importantes para tu negocio y tu vida?

 

2- Ley de Pareto
 
La ley de Pareto, también conocida como la regla del 80/20, establece que, de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente.

el 80% de las consecuencias  proviene del 20% de las causas.
 

Traducido a los negocios, el 80% de los resultados proviene del 20% de los esfuerzos.


Lo que implica que estarías afectando el 80% de tu tiempo a actividades que no te generan resultados importantes.

 

Si te tomás el tiempo de analizarlo, creeme vas a sorprenderte, y  te animarás a tomar acciones distintas.
 
Por eso, te recomiendo, rankees y veas la participación o concentración  de las  variables claves de tu negocio.


Así te darás cuenta, que con pequeños ajustes, lograrás ser mucho más efectivo y obtener mejores resultados. También descubrirás  es necesario soltar actividades que no deparan beneficios.
 
  

3- Planificación

Establecé objetivos para las diferentes áreas de tu vida. Aunque ideas sin plan de acción. sólo son ideas.  

Me encanta esta definición de mi colega coach  MCP Verónica de Andrés:


 

 
¿Qué es lo tan VALIOSO para vos que estás dispuesto a PERSEVERAR para lograr?
 
Un buen método,  es que realices un collage, ya sea manual o imágenes digitales, con tus metas y objetivos realizados. Los tengas visibles en tu lugar cotidiano, fondos de pantalla,  tu escritorio o 
la puerta de la heladera. De esa manera vas a estar en conexión cotidiana.

Esos objetivos proyectalos preferentemente de la siguiente manera.
  • Primero llevalos a metas trimestrales/mensuales
  • Planificá tu semana ( recomiendo el domingo a la noche). Ponele una intención y establece cuáles son las cuestiones importantes e inamovibles,  y te propongas realizarlas en esos momentos del día donde tu creatividad esté más activa.
  • Confeccioná una lista de las tareas del día (la noche anterior así tu cerebro ya empieza a trabajar para su concreción).
  • PRIORIZÁ  a aquellas IMPORTANTES que te acerquen a tu objetivo (podés resaltarlas con un color diferente).  
  • Apoyate en herramientas como Google Calendar, Google Keep y otras aplicaciones como Trello o Asana. Trello especialmente lo recomiendo para equipos.

Alcanzar exitosamente lo que aspirás, es consecuencia de finalizar tus días acercándote, un poquito más,  a tu objetivo. 

Cada día es un peldaño de tu escalera.

Te recomiendo te crees el contexto con una linda agenda colorida que te motive , o planillas semanales hermosas que podés bajar de las redes, o  las diseñes vos mismo. Pizarras visibles en tu lugar de trabajo.

También es importante lleves una libreta o cuaderno  donde anotar tus ideas ya que éstas brotan como manantial en los momentos menos programados, paseando a tu perro, amacando a tu hijo y ¡hasta en la ducha!

¿Sabías que Salvador Dalí adoptaba el método de dormirse con una cuchara en la mano? Cuando esta caía sobre un plato que él colocaba, su sonido lo hacía despertar en un estado de creatividad de donde nació su arte tan particular? Tuve la dicha de visitar su museo en Figueres, construído por él en vida y disfrutar de su genialidad.


 
 4. Herramientas de administración y gestión
 
Te comparto  dos herramientas que te ayudarán en la administración y generación de información para pymes y emprendedores, que implican una baja  inversión en relación con la información que genera:  Xubio;   y Colppy que te permite otros volúmenes e información como conciliaciones bancarias y flujos de fondos.
Para nuestros amigos del campo AlborFinnegans, Synagro, están entre las principales. Aunque cada uno encuentra la horma para su zapato. 


También podés apoyarte en personas que te ayuden en la interpretación de la información que de ellos surja, así como en la elaboración de tableros de gestión.
 
Todo lo que logres sistematizar y obtener información para tomar decisiones,  te ayudará a liberar tiempo para dedicarte a aquellas cuestiones que venís postergando y te hacen sentir frustado al finalizar cada año.


  

5-  PRIORIZAR,  y la palabra que lo cambia todo!
 
El best seller, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey, (podes bajarlo en Google Books) sigue muy vigente y una de las herramientas más conocidas que aporta es categorizar tus actividades en 4 cuadrantes que se generan de la combinación de URGENTE e IMPORTANTE y se resumen en el siguiente gráfico:
 
 
 
¿En qué cuadrantes "estás" la mayor parte del día?
 
 
¿Qué es importante? Aquello que te acerca al lugar que querés estar y te permite dar un salto cualitativo.
 
¿Qué es urgente? Aquello que no puede esperar 

Vas a lograr dar el salto, y consecuentemente revertir tus números si te mudás y habitás en el cuadrante II: construir relaciones, planificár, asignar tiempo a la prevención, la ideación y creatividad, etc. De esta manera vas a disminuir los tiempos de crisis y urgencias del cuadrante I.

Tendrás que afectar menos tiempo al cuadrante III, (que es un tiempo donde te marcan las urgencias "los otros" y donde más estás apagando incendios) 

Y aqui va la palabra que lo cambia todo: 

Ejercitar  decir: ¡NO!




El cuadrante IV, debería ser el más fácil de evitar, aunque muchas veces son la excusa perfecta para procastinar lo importante. 
 
Podríamos resumir estos cuadrantes en los siguientes tipos de acciones:
 
 
Y aquí está la clave de tu desgaste. La mayor parte las acciones pasan por el “hacer",  cargando mochilas de otros o no delegando, realizando tareas rutinarias que no suman. y postergando para quien sabe cuándo  decisiones importantes que construyen futuro. Así llegás s diciembre exhausto y con 
 
Tomar conciencia, permitirá convertirte en el capitán del barco de tu empresa, llevándolo a nuevos destinos superadores.
 
Mientras estás haciendo todas esas tareas que no agregan, tu competencia está visitando ÉSE cliente al  que aspirás, captando nuevos mercados, investigando nuevas tecnologías, aprendiendo cómo exportar, o generando alianzas en la cadena de valor. 

 
Te saludo
 
Hoy, en el últmio mes del año, al que llegamos como patinando luego de casi dos transitando la pandemia,  ocupándome de unos de los recursos que reconocemos como más escasos en nuestras vidas, simplemente porque no aplicamos sobre él los criterios de la economía.

Para lograrlo pongo en tu mano 5 herramientas en las cuales apalancarte:

  • Ley de Parkinsonpara que puedas ser más eficiente
  • Ley de Pareto para que puedas priorizar
  • Una forma de llevar tus objetivos trimestrales, semanales y lista de tareas
  • Soluciones simples en sistemas de sistematización y  registración  que te ayudarán en tu  administración e información para gestionar
  • Definir Importante vs Urgente  de acuerdo a los 7 hábitos de Covey para que puedas decidir

5 elementos de apoyo, para que tu lista de pendientes no se siga incrementando y comiences el 2022 con foco, dando pequeños pasos, para acercarte a aquello que venís postergando, e irte a dormir con esa satisfacción del logro. 

Para los amigos del campo, el lunes nos encontramos en nuestra columna en  Agroeducación.


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Mirá  qué opina Andrea Gentile, directora de Agroeducación




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MÓNICA ORTOLANI
CPN - Coach Ontológico Profesional

Cert. nacional e internacinal FICOP
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