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PYMES: exceso de trabajo

5 herramientas para liderar mejor TU TIEMPO
 
De acuerdo a una encuesta a más de 100 empresarios realizada por Adiras, (Asociación de Directorios Asociados), publicada en Apertura.com,  la principal causa de insatisfacción, es el exceso de trabajo.
 
¿Cómo calmar ése punto de dolor? ¡Vamos a encontrarle la punta al ovillo! Te comparto 5 herramientas para liderar mejor tu tiempo y ordenar tu caos.
 
 
 

1- 
Ley de Parkinson
 
La Ley de Parkinson, enunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957, afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".
 
Esto significa,  en la práctica, que  dilatamos los tiempos hasta llegar a un  nivel de urgencia tal que llegamos, aunque exigidos.
 
¿Te reconocés como embajador de dicha Ley? ¿Hay algo que venís haciendo, que habitualmente llegás como “patinando” al final? . (es como cuando estamos cerca de fin de año y queremos solucionar todo lo que no hicimos, o  estudiar todo junto la noche anterior antes de un examen).
 


2- Ley de Pareto
 
La ley de Pareto, también conocida como la regla del 80/20, establece que, de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.
 
Traducido a los negocios el 80% de los resultados proviene del 20% de los esfuerzos. Lo que implica que estarías afectando el 80% de tu tiempo a actividades que no te generan resultados importantes.

Si te tomás el tiempo de analizarlo, creeme vas a sorprenderte, y  te animarás a tomar acciones.
 
Por eso, te recomiendo, rankees y veas la participación o concentración  de (a título de ejemplos):
 
  • Stocks
  • Clientes
  • Proveedores
  • Ventas
  • Costos
  • Rentabilidades por unidad de negocio
 
¡Y los etcéteras que imagines!
 
Allí te darás cuenta, que quizás con pequeños ajustes, logres ser mucho más efectivo y obtener mejores resultados.
 
  

3- Organización

Establecé objetivos para las diferentes áreas de tu vida y recordá, y aplicá esta definición que le escuché a la MCP Verónica de Andres:
 



¿Qué es lo tan VALIOSO para vos que estás dispuesto a perseverar para lograr?
 
  • Esos objetivos llevalos a metas trimestrales.
  • Planificá tu semana ( recomiendo el domingo a la noche).
  • Confeccioná una lista de las tareas del día (la noche anterior así tu cerebro ya empieza a trabajar para su concreción).
  • PRIORIZÁ  a aquellas IMPORTANTES que te acerquen a tu objetivo (podés resaltarlas con un color diferente).  
  • Apoyate en herramientas como Google Calendar para aquellas que tengan un horario definido.


 
 4. Herramientas de administración
 
Te comparto  dos herramientas que te ayudarán en la administración y generación de información de tu negocio, con una inversión muy baja:  Xubio;   y Colppy que te permite otros volúmenes e información como conciliaciones bancarias (si te interesa escribime  que puedo darte un contacto directo).
 
  

5-  Hábitos
 
Constuir un habito implica estos tres factores, más un condimento indispensable: PERSEVERANCIA hasta hacerlo propio.
 
 
 
 
El best seller, Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey, (podes bajarlo en Google Books) sigue muy vigente y una de las herramientas más conocidas que aporta es categorizar tus actividades en 4 cuadrantes que se generan de la combinación de URGENTE e IMPORTANTE y se "superresumen" en el siguiente gráfico:
 
 

 
¿En qué cuadrantes "estás" la mayor parte del día?
 
 
¿Qué es importante? Aquello que te acerca al lugar que querés estar y te permite dar un salto cualitativo.
 
¿Qué es urgente? Aquello que no puede esperar 

Vas a lograr dar el salto, y consecuentemente revertir tus números si te mudás y habitás en el cuadrante II: construir relaciones, planificár, asignar tiempo a la prevención, la ideación y creatividad, etc. De esta manera vas a disminuir los tiempos de crisis y urgencias del cuadrante I.

Tendrás que afectar menos tiempo al cuadrante III, (que es un tiempo donde te marcan las urgencias "los otros" y donde más estás apagando incendios) ¡A ejercitar el decir “NO”!.

El cuadrante IV ,debería ser el más fácil de evitar, aunque muchas veces son la excusa para no ocuparnos de lo realmente importante.
 
Podríamos resumir estos cuadrantes en los siguientes tipos de acciones:
 
 
Y aquí está la clave del desgaste de los empresarios. La mayor parte las acciones pasan por el “hacer",  y  no tomando decisiones importantes que construyen futuro,  o  delegando, tareas rutinarias, no importantes y que no suman.  
 
Tomar conciencia, permitirá convertirte en el capitán del destino del barco de tu empresa, y tomar acciones diferentes.
 
Mientras estás haciendo todas esas tareas que no agregan, tu competencia está visitando ÉSE cliente al  que aspirás, captando nuevos mercados, investigando nuevas tecnologías, aprendiendo cómo exportar, o generando alianzas en la cadena de valor. 


"Mientras “malgastas” tu tiempo, te arrebatan oportunidades". Monica Ortolani
 
 
 
  
 
Mi saludo
 
Te aporté 5 herramientas
 
  • Ley de Parkinson: para que puedas ser más eficiente
  • Ley de Pareto para que puedas priorizar
  • Una forma de llevar tus objetivos trimestrales, semanales y lista de tareas
  • 2 soluciones que te ayudarán en tu  administración e información para gestionar
  • Definir Importante vs Urgente  de acuerdo a los 7 hábitos de Covey para que puedas decidir
 
  Aunque...
Las herramientas se convierten en solución, sólo si tomamos el valor de accionarlas.

De vos depende  ser protagonista, como nuestros próceres de 1816.


 
 

 
¡Muy feliz día de la Independencia Argentinos! ¡Seamos merecedores!
 

En mi pasión "numérica" sabés que podemos acompañarte a diseñar tu estrategia comercial y financiera  y obtener fondos para tu capital de trabajo e inversiones vía obtención de avales de SGR.

Como siempre podés escuchar nuestra voz por laradiodelcampo.com.ar los sábados a partir de las 10,00 am,  domingos 13 hs miércoles 18:00 hs y Jueves 15 Hs.
 
El sábado tendré el honor de ser parte junto a Juventud  Federación Agraria Argentina, de la jornada de capacitación y entrenamiento sobre Oratoria & Coaching en la ciudad de Rufino. Agradecida.

Te invito a que pongas un Me Gusta a mi face page Tónica Potenciando Talentos  suscribirte a mis news en tonicaonline.com.ar  . Podés  seguirme en twitter como @ortolanimonica

 

Mónica Ortolani
Contadora Pública
COP - Coach Personal y de Negocios
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