14Oct
Para pensar
14/10/2022 - Monica Ortolani
Cómo diseñar con creatividad tu TABLERO de GESTIÓN
¡Hola!¿Cómo
estás? En esta columna descubrirás tips
y anécdotas para que puedas diseñar con creatividad TU tablero de GESTIÓN y
sentirte más liviano y seguro, para conducir a tu empresa.
¿Me contás que es
un tablero de gestión?
Es una selección
de indicadores organizados, que te permiten monitorear de una manera rápida,
visual y efectiva, la gestión de aspectos, que consideres vitales de tu
negocio.
¿En qué me ayuda
tenerlo?
Te ayuda a detectar,
distinguir y enfocarte en tomar decisiones, sobre señales que te orientan cómo
anda la marcha de tu negocio, y si te acerca o no a tus objetivos.
Al igual que el
tablero de tu auto, donde visualmente te informa tu reserva de combustible, la
presión y nivel de aceite, el promedio de consumo, entre otros, armar el
tablero de tu negocio, te invita al desafío de crear TU propio diseño, con los
indicadores que consideres claves.
¿Te imaginás
viajar en tu auto sin tablero? ¿Cómo te sentirías?
9 ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES
¿Qué necesitás
antes de embarcarte en la apasionante aventura de diseñar tu tablero de
control?
1) OBJETIVOS
¿Para qué querés
armar tu tablero de control?
2) PARÁMETROS
CLAVES
¿Cuáles son los
factores claves que te mostrarían el desempeño
de lo que para vos es valioso
medir?
Por ejemplo si
sos una empresa que comercializa productos que revende, podrías determinar
indicadores cuantitativos, económico/financieros sobre el nivel y valuación de
tu stock, su composición, días de stock.
Otros factores
cuantitativos no financieros como por ejemplo días de demora en recepción, o
entrega de tus productos.
Cualitativos: nivel de satisfacción de tus clientes,
recordación de marca, etc
Es necesario
distinguir qué es lo que te diferencia. Si por ejemplo son los tiempos de
entrega darás más importancia a esos indicadores. Si es calidad, darás más
importancia al porcentaje de roturas, elementos defectuosos, reclamos de
clientes. Si es precio , cómo estás
respecto a la competencia. Si estás
incorporando un producto será valioso para vos, medir el crecimiento y
participación del market share.
Como ves no hay
una receta única, es necesario que el tablero esté diseñado en sintonía con tus
objetivos y lo que te hace fuerte.
3) DATOS
CORRECTOS
Como explica
Isela Costantini, en su libro •Un líder en vos• ,“…es mejor llevar menor
cantidad de métricas con buena información que muchas, con datos que no son
reales”.
Asegurarse que
son datos correctos, es fundamental. Datos incompletos o erróneos nos llevarán
a idéntica calidad de decisiones.
Centrarse en lo
importante. Ni pocos que no muestren nada. ni tanto que hacen nos perdamos en
la vorágine. o lleve más su construcción que las ventajas de obtener la
información. La experiencia te irá marcando el camino.
4) DEFINIR
ALARMAS
Por lo general se
usan los colores del semáforo para hacerlo más visual y rápido.
5) PERSONAS IDÓNEAS
que conozcan el negocio, el sector y
con la suficiente MENTE ABIERTA para interpretarlo y sacar conclusiones.
Tomar decisiones acertadas tiene más
que ver,
en cómo interpretamos los datos, que
el indicador en sí.
6) RESPONSABLES
de llevar a cabo el cumplimiento de la
estrategia que nos lleven a los indicadores deseados
7) ACCIONES CORRECTIVAS RÁPIDAS
no alcanza con detectarlo y ¿después?
Si luego de medirlo no hacés nada, estás peor que antes, como dice mi
master de spinning Verónica Meroi.
Una cosa es la inacción por ignorancia
y otra saberlo, y aún así quedar anestesiado.
¿Será por eso que algunas pymes no llevan indicadores?
8) PERIODICIDAD
¿cada cuánto tiempo creés conveniente
evaluar los indicadores? Podés definir diferentes de acuerdo a la
caracteristica a evaluar
9) ESPEJO RETROVISOR y HACIA ADELANTE
Será necesario no sólo midas la
información histórica, por el espejo retrivisor, sino mirando hacia adelante
simulando diferentes escenarios ante cambios en tus variables claves.
Resalto, en este sentido como ejemplo
el informe “La rentabilidad de maíz ante un contexto incierto” de la Bolsa de
Cereales de Córdoba, donde calcula la rentabilidad de la campaña 19/20 en el
cereal ante cambios en el porcentaje de retenciones. Al pie te dejo el
excelente y útil informe para que tomes mejores decisiones de siembra,
comercialización y cobertura (1).
Se aclara que hay muchos programas que
ya te proveen de tableros de control de forma automática y sistematizada,
aunque es indispensable desarrollar la creatividad para definir qué necesitamos
medir, pedir las adecuaciones que nos sean
útiles, para ponerles el sello de la
impronta que cada negocio necesita.
Una anécdota sobre INDICADORES DE
PROCESOS.
Las necesidades de capital de trabajo
de un cliente iban en aumento. Detectamos que tenían un gran desfasaje de días
entre que el vendedor pasaba a retirar los cheques y los mismos llegaban a la
casa central para poder ser procesados y luego depositados o descontados.
Por otro lado, uno de los
inconvenientes que retrasaban la cobranza, eran las quejas sobre resúmenes de
cuenta poco claros y retrasos en la registración lo que ocasionaba problemas de
conciliación y eso hacía que los clientes no estuvieran dispuestos a realizar
nuevos pagos.
Para solucionarlo, se pusieron como objetivo escuchar al cliente, se solicitaron modificaciones a los sistemas donde se trabajó en equipo para lograr resúmenes de cuenta bimonetarios, más claros.
Se abrieron cuentas recaudadoras en
entidades financieras, donde el vendedor e incluso el cliente podían depositar
los cheques directamente en la cuenta, y podían ser descontados. Esta práctica
permitía, además, detectar más
rápidamente cheques que no reunían calidad crediticia ya que el banco lo
realizaba primero.
Si vamos al modelo de GENÉRICO de •tableros de control
de Kaplan y Norton (2)
Desde la perspectiva financiera Se
logró reducir el período de cobranza en 20 días, la necesidad de recursos negociados en un
20% y los costos financieros en un 5%
Desde la perspectiva del cliente se
mejoró su nivel de satisfacción,
relación y se redujeron los reclamos
Desde los procesos se aceitó el
proceso de cobranza se introdujo la alternativa de cuentas recaudadoras
Desde el crecimiento y la innovación se registró una mejora en el clima laboral y relación entre comerciales y administración y se innovó en mejorar el sistema.
Por eso que trabajar desde los
procesos es tan importante.
¡A liberar tu creatividad!
PARA TENER EN CUENTA
Trabajar con métricas de especialistas
de community manager o redes sociales, y
ya en otro escalon la minería de datos, ya que hay una usina de información que
pueden facilitar y complementar el armado de las estrategias y los
tradicionales indicadores económicos, financieros y de gestión. Recurrí a
profesionales de confianza e idóneos.
Como mencionara, evaluar y
diagnosticar, no sólo depende de la definición de parámetros y metas, sino del criterio e interpretación de las
personas que lo realicen, para determinar el plan de acción.
TE COMPARTO OTRA ANÉCDOTA. MIRÁ CON
LUPA
En una empresa me sucedió, que si se medía el índice de incobrabilidad general de la
empresa, era satisfactorio y se llegaba al objetivo. Sin embargo esta medición
era de promedio. Si se analizaba por zona, una de ellas duplicada a la media,
en los últimos 3 años.
Esa región tenía un mayor nivel de
riesgo implícito por lo tanto, se definió una mayor tasa de interés exclusiva
para esa zona, para cubrir ese mayor riesgo. Además se modificaron los scorings
y se realizaron gestiones con el vendedor indicándoles en sus KPIS métricas de
objetivos a cumplir al respecto.
TE SALUDO
Así como en un deportista, requiere
voluntad, confianza, disciplina y motivación para entrenar diariamente, también
necesita llevar mediciones que le permitan registrar su desempeño y superar sus
propias marcas.
Por analogía, liderar tu pyme o
producción requiere de competencias
“blandas” y también de métricas que te permitan identificar rápida y
visualmente el estado de gestión, si te enfocás en definir con conciencia, creatividad y compromiso, los elementos claves que hacen
al corazón de tu negocio.
A las variables “pxq” de tu torta de
ingresos, “les faltará Royal” para que puedan elevarse. Así que a trabajar
sobre las mediciones y los costos, como primer paso, será vital para que en la fuente te quede una
mejor porción, ante el insaciable Estado
y los bancos que se quedan con la mayor
parte.
Analizar donde estás parado y qué
necesitás corregir para seguir el viaje más liviano y seguro, es posible
gracias a los tableros de gestión. Podemos ayudarte, como a otras pymes y
productores , a hacer hablar a tus números para que puedas trascender este contexto que, aunque incierto, te da la
posibilidad de aprovechar “el parate” para fortalecerte.
En este fin de semana especial XL
donde se conmemora nuestro Día de la Soberanía Nacional, te invito a que te
hagas cargo de TU SOBERANÍA sobre tu negocio, y le encuentres la “VUELTA” para
que ningún motivo del contexto, te haga
sentir “OBLIGADO” a querer discontinuar, el desafiante viaje, de ser Pyme o
productor en Argentina.
¡Hasta la próxima y muy buen fin de semana! Yo cargaré pilas para potenciar talentos y negocios, por mi querida y admirada Córdoba.
Mónica Ortolani
CPN
– Coach especialista en negocios
Coaching ejecutivo y de equipo de alto
desempeño
